Thuiswerken is het “nieuwe normaal” op dit moment. Doordat Curaçao in lockdown zit, zitten u en uw team/collega’s helaas niet samen op kantoor, maar werken de meesten van ons thuis. Hoe houdt u iedereen betrokken? Is er voldoende samenwerking binnen het team? En zijn uw medewerkers wel met de juiste zaken bezig?
Het is zo “gemakkelijk” om als leidinggevende even langs uw team te lopen, te kijken waar ze mee bezig zijn en te informeren of ze ergens tegenaan lopen. Door persoonlijk een paar vragen te stellen, bent u weer helemaal bij en kunt u bijsturen waar nodig. We geven u graag 5 tips die helpen bij het leidinggeven op afstand.
1. Zorg letterlijk voor verbinding met voldoende contactmomenten
Ze zeggen niet voor niets dat communicatie the “key’’ is tot een succesvolle organisatie. Het is belangrijk om voldoende met uw team te blijven communiceren. Denk hierbij aan een digitale weekstart waar u samen met het team heldere weekdoelen kunt stellen. Plan daarnaast ook voldoende digitale of telefonische contactmomenten met ieder teamlid individueel, zodat iedereen zich gehoord en gezien voelt. Sommige collega’s hebben meer moeite met het werken op afstand, waardoor het goed is om af en toe uw medewerkers een peptalk te geven.
En vergeet de vragen niet: waar loop je tegenaan? Heb je ergens hulp nodig? Zorg dat je als leidinggevende goed bereikbaar bent en dat dit helder is bij je team om de beste communicatie te waarborgen.
2. Vergeet niet informeel ook samen te zijn
Het gevoel van verbondenheid op afstand brengt vaak de nodige uitdagingen met zich mee. Juist in deze tijden is het belangrijk, dat je collega’s en het team waarin je werkt als sociaal vangnet kunnen dienen als het even tegenzit. Probeer naast de belangrijke werkzaamheden (en de dagelijkse deadlines) ook te denken aan de informele teamsfeer. Probeer als team regelmatig samen te komen voor een digitaal koffiemoment, een digitale happy hour of een leuke team building activiteit. Het hoeft niet allemaal elke week, en het moet ook niet als over-verplichting voelen, maar als het personeel zich gehoord voelt en de week lachend kan afsluiten, dan voelt ieder zich net weer een stukje meer verbonden met het bedrijf. We ’re all in this together!
3. Creëer regelmaat, maar geef ook de ruimte voor flexibiliteit
Doordat al uw collega’s vanuit huis opstarten, zullen de dagen er toch wat anders uitzien. Zo kunnen uw collega’s de drukte op de weg overslaan en kunnen er meer onvoorziene omstandigheden zich voordoen thuis, waardoor het een uitdaging kan zijn om de werkdag van 9 tot 5, zoals op kantoor, efficiënt te laten verlopen. Wees daarom flexibel met u team; probeer vaste momenten in te plannen die passen rondom bijvoorbeeld het online lesgeven van de kinderen en creëer samen een planning die werkt voor uw team.
Eerder schreven we al over een digitale week opstart; daar kunt u goed de taken verdelen, de planning en resultaten bespreken. Verdere tips zijn:
- Doe uw check-in met het team eens wandelend via bijvoorbeeld Microsoft Teams op uw telefoon; in beweging blijven tijdens een lockdown is erg belangrijk.
- Wat zijn de focuspunten voor deze week? Bespreek per persoon 1 tot 3 focuspunten.
- Blijf de gemaakte afspraken goed herhalen en leg bepaalde acties goed vast.
4. Delegeer zorgvuldig; wees duidelijk en praktisch
Probeer met uw team goede afspraken te maken over de te behalen doelen en resultaten per week. Welke middelen heeft uw team nodig om de werkzaamheden net zo goed uit te voeren zoals fysiek op kantoor? Werk met een digitale tool waar updates kunnen worden gedeeld en het planbord wat normaal op kantoor zichtbaar is, digitaal te bekijken is. Op kantoor elkaar updaten gaat gemakkelijker, dus maak uw team ook er bewust van dat dit ook essentieel is op afstand. Digitale planningstools die te gebruiken zijn, zijn bijv. Toggle (urenregistratie) of clickup.
5. Leer uw team om te vragen
Vragen op afstand heeft een hogere drempel, dan wanneer je samen met je leidinggevende op kantoor zit. Ook is het gemakkelijker te denken; ik probeer het zelf eerst wel, voordat ik mijn leidinggevende bel. Geef uw team duidelijk aan dat ze altijd om hulp kunnen vragen. Ook is het belangrijk dat zij durven aan te geven wanneer ze niet gemotiveerd zijn of tegen uitdagingen aanlopen, zodat u als leidinggevende op de juiste momenten samen met uw teamlid kunt sparren en oplossingen bedenken voor de situatie. Een idee hiervoor is om een communicatieplatform te gebruiken, waardoor het contact zoeken met u laagdrempelig blijft; denk bijv. aan Whatsapp of een kanaal op Teams.
Doordat het werken op afstand een andere manier van leiderschap van u vraagt, is het des te belangrijker dat u uw team goed kent en weet wat ze nodig hebben om op een efficiënte manier te kunnen werken. Zo kunt u er samen voor zorgen dat u deze periode weer zo succesvol mogelijk doorkomt. Met een goede basis zal uw bedrijf steeds beter deze situaties kunnen managen in de toekomst.
